Microsoft 365 im Mittelstand – Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist in die Cloud zu wechseln

2025: Das Jahr der Business IT-Umstellung

Andres-Miguel Sichel

1. August 2025

Als Entscheidungsträger haben Sie sicher schon davon gehört: 2025 bringt viele Veränderungen im Bereich der IT-Infrastruktur in Unternehmen mit sich. Microsoft stellt einige seine Produkte ein, allen voran den Exchange Server 2016 und 2019. Gleichzeitig läuft Windows 10 aus und muss flächendeckend auf Windows 11 umgestellt werden.
Für viele Unternehmen im Mittelstands bedeutet das neben jeder Menge Stress vor allem: Es muss gehandelt werden! Im ohnehin angespannten IT-Alltag muss nun rechtzeitig geplant werden um Risiken wie Sicherheitslücken, Supportprobleme und Mehraufwand zu minimieren.

Benötigen Sie Hilfe bei der Planung? Ich bin Ihr Ansprechpartner:

Die große Frage: Lokaler Server oder Microsoft 365 Business Cloud?

Die meisten Unternehmen nutzen schon jetzt Teile der MS365 Welt. Outlook, Teams oder OneDrive gehören im Unternehmensalltag bereits dazu wie der Kaffee am Morgen. Doch die meisten E-Mailserver laufen noch lokal „On-Premise“, wie es so schön heißt. Genau hier stellt sich nun eine wichtige Frage:

Ist jetzt der richtige Zeitpunkt um komplett in die Cloud zu wechseln?

Wir können Ihnen sagen: Ja, absolut! Warum das so ist, erklären wir in diesem Beitrag – verständlich, praxisnah und mit Blick auf die realen Herausforderungen denen Sie in der IT oder der Geschäftsführung täglich begegnen.

Microsoft 365 in neuer Umgebung - Was muss beim Wechsel in die Cloud beachtet werden?

Neue Benutzer, neue Oberfläche, fertig!? Was zunächst wie ein technisches Projekt klingt entpuppt sich schnell als ein vor allem Sicherheitsrelevantes Projekt. Denn: in der Cloud funktioniert vieles anders als auf einem lokalen Server.
Früher wurde ein neuer Mitarbeiter im System angelegt, bekam sein Passwort und konnte von seinem Rechner im Büro arbeiten.
Heute können sich Nutzer von überall aus anmelden, vom Homeoffice, aus dem Hotel in Barcelona oder vom Flughafen n Düsseldorf. Das ist zwar praktisch, birgt aber völlig neue Risiken, die von vorn herein mitgedacht werden sollten.
Wie stelle ich sicher, dass sich wirklich nur autorisierte Personen anmelden?
Die Antwort liegt klar auf der Hand: „Zero-Trust“ heißt das Zauberwort. Dieses Sicherheitsmodell arbeitet nach dem Prinzip „Vertraue niemanden, prüfe alles“. Dazu gehört unter anderem die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Diese kennen Sie vielleicht von Paypal oder Facebook, nach der Eingabe des Passwortes erhält man einen Code per SMS oder App und kann nur so den Login-Vorgang abschließen.
In der Business Welt kann Microsoft noch mehr: es werden z.B. Geräte, Standorte, Uhrzeiten und Nutzerverhalten geprüft bevor man Zugang zur Cloud erhält. Dieses Sicherheitskonzept bietet die Möglichkeit die Cloud-Arbeit sicher zu gestalten und sensible Unternehmensdaten zu schützen.

Die 5 häuigsten Fehler beim Umzug in die Cloud Umgebung und wie diese zu vermeiden sind.

Fehler 1 – Fehlende Planung

Der Umzug bzw. die Migration nach Microsoft 365 oder eine vergleichbare Cloudlösung muss stets gut geplant sein. Themen wie Sicherheit, Netzwerk, Zugriffe, Identitäten und Compliance werden oft unterschätzt.

Fehler 2 – Unzureichende Unterstützung

Oft versuchen Unternehmen ohne externe Unterstützung die Migration bestimmter Dienste in die Cloud. Hier gibt es viele Fallstricke, wie bspw. Die Attribute von Benutzern, welche oft nicht berücksichtig werden und somit Probleme im Betrieb ergeben. Dies sollte unbedingt vermieden werden und in Zusammenhang mit den externen Experten besprochen werden.

Fehler 3 – Netzwerkplanung

Damit auch in größeren Umgebungen der Cloud-Zugang gut funktioniert, bedarf es einer korrekten Planung des Netzwerkes. Dieses bildet die Grundlage der unterbrechungsfreien Verbindung. Hierzu zählen Switche, Router, Firewalls, Proxy & VPN-Verbindungen. Es bedarf einer korrekten Analyse und Planung um sicherzustellen, dass es keine negativen Benutzerauswirkungen bei der Verwendung von Cloud-Diensten gibt.

Fehler 4 – Compliance

Daten werden in der Cloud gespeichert. Es muss sichergestellt werden das diese weder durch unberechtigte dritte noch durch Unfälle abhandenkommen oder verloren gehen. Hierzu zählt sowohl eine Informationsbarriere, welche eingebaut werden sollte, als auch ein gut geplantes Backup-Konzept. Denn Microsoft sichert die Daten in er Cloud nicht.

Fehler 5 – Benutzerschulungen

Viele Unternehmen führen neue Tools und Programme ein, vergessen dabei jedoch Oft auch die Benutzer zu schulen. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, um sowohl die Akzeptanz der neuen Produkte als auch die Produktivität zu erhöhen. Zudem sollten Benutzer auch im Rahmen der Sicherheit geschult werden um schwerwiegende Fehler zu vermieden.

Auf Exchange Online wechseln – Jetzt?!

Ganz klar: JA!

Microsoft wird künftig sein Exchange Paket nur noch gegen laufende Gebühren und zusätzlichen kostenpflichtigen Lizenzpflichten pro Nutzer als „Subscription Edition“ anbieten. Wer also beim lokalen Server bleibt zahlt deutlich mehr und muss sich selbst um Updates, Backups und Sicherheit kümmern. Dies wird gerade Unternehmen des Mittelstands vor enorme Herausforderungen stellen und oft nicht ohne externe Beratung ohne weiteres möglich sein.

Exchange Online – Das rundum Sorglos Paket

Neben den Lizenzen für Windows Server Exchange und Office, die in vielen Microsoft 365 Paketen bereits enthalten sind, bietet Exchange Online zusätzlich:
Grafik „Was bietet Exchange Online“

Unterm Strich ist also der Wechsel durch den Wegfall der Kosten z.B. für teure Office Pakete externe Postfächer etc. die kostensparende Wahl.

Laufende Betreuung

Viele Unternehmen setzen auf Managed Services: IT-Partner übernehmen Pflege, Updates & Support zum Festpreis. Die monatlichen Lizenzkosten sind gut planbar, die Migration sollte individuell kalkuliert werden. Der Aufwand lohnt sich durch niedrigere IT-Betriebskosten und mehr Sicherheit.

Vorteile von MS 365 – mehr als nur Tools

Microsoft 365 ist nicht nur „Office in der Cloud“ – es bietet viele hilfreiche Werkzeuge, mit denen Arbeitsprozesse einfacher, schneller und digitaler werden. Hier eine kleine Übersicht der Tools, die Sie unbedingt kennen sollten:

Microsoft Copilot – Die KI, die mitdenkt

Der neueste Clou ist Microsoft Copilot – eine KI, die in Word, Excel, Outlook und Co. integriert ist:

Verfasst E-Mails, Texte und Zusammenfassungen auf Knopfdruck
Generiert Excel-Diagramme aus Ihren Daten
Hilft bei Recherchen oder Analysen direkt in der Anwendung
Copilot ist wie ein schlauer Kollege, der nie müde wird – und täglich Zeit spart.

Microsoft Teams – Mehr als nur Video-Calls

Teams ist die zentrale Schaltstelle für Kommunikation & Zusammenarbeit:

Chats, Gruppenunterhaltungen & Videokonferenzen
Gemeinsames Arbeiten an Dateien in Echtzeit
Integration von Tools wie Planner, SharePoint, PowerBI u. v. m.
Teams ersetzt E-Mails für viele interne Abstimmungen – und bündelt alles Wichtige an einem Ort.

PowerAutomate – Routinearbeiten automatisieren

ist Ihr virtueller Assistent für wiederkehrende Aufgaben. Beispiel gefällig?

Wenn eine E-Mail mit PDF-Anhang eingeht → automatisch in SharePoint speichern
Wenn ein Formular ausgefüllt wurde → automatisch eine Aufgabe im Planner erstellen
Wenn eine Rechnung hochgeladen wird → automatisch zur Freigabe weiterleiten

Das spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet das Team von nervigen Routinejobs.

Forms – Umfragen & Feedbacks leicht gemacht

Mit Microsoft Forms können Sie ganz einfach Online-Umfragen, Quizze oder Feedback-Formulare erstellen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Ideal für:

Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen
Anmeldungen für Veranstaltungen
Kundenfeedback nach Projekten

Die Ergebnisse landen direkt in Excel – oder können automatisiert weiterverarbeitet werden, z. B. mit PowerAutomate.

SharePoint – Die digitale Ablagezentrale

ist der zentrale Ort für all Ihre Dokumente – sicher, durchsuchbar, versionssicher und ortsunabhängig erreichbar. Sie können:

Abteilungen eigene Bereiche geben
Berechtigungen für Dateien individuell steuern
Mit anderen gleichzeitig an Word- oder Excel-Dateien arbeiten
Freigabelinks versenden – intern & extern

Kurz: SharePoint ersetzt den klassischen Netzlaufwerk-Ordner – aber intelligenter und mobil nutzbar.

Bookings – Online-Termine stressfrei koordinieren

Mit Microsoft Bookings bieten Sie ganz einfach Online-Termine an – ob für Beratung, Support oder interne Gespräche.

Kunden oder Kollegen buchen direkt online
Terminerinnerungen kommen automatisch per E-Mail
Die gebuchten Zeiten landen automatisch im Outlook-Kalender
Perfekt für HR, Support-Teams oder Projektleiter – spart E-Mail-Pingpong und Missverständnisse.

Planner – Projekte und Aufgaben im Griff

ist das Aufgabenboard für Ihr Team – wie ein digitales Kanban-Board:

Erstellen Sie Aufgaben, weisen sie den Personen zu
Setzen Sie Deadlines, Checklisten & Anhänge
Behalten Sie den Projektfortschritt im Blick
Planner lässt sich mit Teams verbinden und ist ideal für kleine bis mittlere Projekte, Marketingaktionen oder To-dos im Alltag.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Produktivitätspotenzial in diesen Tools steckt, weil sie bisher schlicht nicht bekannt oder genutzt wurden. Microsoft 365 ist weit mehr als eine Sammlung bekannter Office-Programme: es ist die Basis für moderne, effiziente und sichere Arbeitsplätze. Wer das Potenzial nutzt, spart Zeit, verbessert Abläufe und schafft echte Mehrwerte im Arbeitsalltag.

Kann mein Unternehmen dann auf eine lokale Infrastruktur verzichten?

Das hängt stark von der IT-Landschaft in Ihrem Unternehmen ab und kann deshalb nicht pauschal mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden.

Oft können kleinere Unternehmen unkompliziert vollständig in die Cloudlösung wechseln. Größere Organisationen sind mir einem Hybrid Modell oft besser beraten, denn so können zentrale Dienste wie E-Mail, Dateien und Updates über die Cloud abgewickelt werden und Spezialanwendungen bleiben lokal gespeichert.
So vereinfacht man die Wartung, spart Serverressoucen und ebnet den Weg für eine Schrittweise Umstellung auf eine komplett Cloudbasierte Lösung.
Um hier ein ideales Zielbild zu entwickeln, bieten wir unseren Kunden oft Cloud-Migrations-Workshops an. Hierbei wird gemeinsam geschaut, was sich problemlos in die Cloud verschieben lässt und was mittel- bis langfristig angegangen werden kann. Eine individuelle Beratung mit einem IT-Experten ist für Unternehmen oft nicht zu umgehen.

Umstieg von Windows 11 – Pflicht oder Kür?

Bis zum Herbst 2025 müssen alle Unternehmen von Windows 10 zu Windows 11 wechseln. Und jetzt die gute Nachricht: mit Microsoft 365 wird das einfacher. So funktioniert’s:

Auch das Upgrade von Windows 10 auf 11 lässt sich so kontrolliert und in Wellen steuern, voll automatisiert. Eine Voraussetzung ist: Die Hardware muss Windows 11 unterstützen.

Microsoft 365 – wenn nicht jetzt, wann dann!

2025 ist kein Jahr für „Business as usual“ – sondern für mutige, zukunftsorientierte Entscheidungen. Wer heute handelt, spart sich morgen viel Stress. Microsoft 365 und Exchange Online bieten nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch mehr Flexibilität, Planbarkeit und Produktivität – genau das, was moderne Unternehmen brauchen.

Was sind die nächsten Schritte für Mittelständler?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Welche Systeme nutzen Sie aktuell? Lassen Sie sich beraten: Ein Cloud-Workshop bringt Klarheit. Starten Sie jetzt, nicht erst im Dezember 2025.
Viele IT-Dienstleister (auch wir) bieten kostenlose Erstgespräche an – buchen Sie einfach einen Termin und lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie ein sicherer Wechsel für Ihr Unternehmen aussehen kann.

Andres-Miguel Sichel - Geschäftsführer cloudcoop GmbH

Hallo Besucher, ich bin Andi Sichel. Hier schreibe ich über verschiedene IT-Themen aus den Bereichen Windows Server, Exchange Server, Windows Client und weiteren spannenden Produkten, meist von Microsoft! Ich freue mich, wenn Dir Beiträge aus diesen Bereichen helfen können. Wenn Dir etwas gefällt, hinterlasse doch einen Kommentar oder besuch mich auf Facebook. Viel Freude beim Lesen!